Giới thiệu VTtech Clinic - phần mềm quản lý spa tốt nhất năm 2022

Bạn có thể dùng thử bản DEMO phần mềm quản lý spa của VTtech trong 7 ngày để xem giải pháp và quy trình của họ.

Lợi thế & điểm mạnh khi chọn VTtech sử dụng:

• Có quy trình vận hành chuẩn & linh động tuỳ chỉnh
• Tối ưu chăm sóc & tương tác với khách hàng
• Quản lý nhiều công việc trong spa, thẩm mỹ
• Có cơ chế bảo mật & Kinh nghiệm triển khai chuỗi

 Các tính năng trong phần mềm quản lý spa VTtech như:

QUY TRÌNH LỊCH HẸN VÀ ĐIỀU PHỐI KHÁCH HÀNG THEO THỜI GIAN THỰC

Lịch hẹn được phần mềm quản lý và sắp xếp theo lịch làm việc của Bác sĩ hoặc tư vấn viên trong khoảng thời gian 7 ngày, giúp việc đặt lịch hẹn trực quan. Ngoài ra phần mềm spa VTTech còn hiển thị tình trạng và tổng số lịch buổi sáng - chiều ở ngày muốn đặt giúp bạn linh hoạt xếp lịch cho khách hàng.

Chuyển đổi trạng thái lịch hẹn được cập nhật theo thời gian thực cho các bộ phận từ lễ tân, thu ngân, bác sĩ, bộ phận hình ảnh cũng như vị trí ghế , phòng khách hàng đang checkin.

Danh sách chờ thông minh. Nâng cao sự chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng. Giảm thiểu việc khách hàng chờ đợi bằng công cụ hiển thị thời gian và cảnh báo trạng thái check-in của phần mềm.

Đặt và xác nhận lịch hẹn được thông báo qua sms hoặc email tới khách hàng.

CHẨN ĐOÁN TÌNH TRẠNG VÀ TƯ VẤN KHÁCH HÀNG

Chức năng được xây dựng và cung cấp trong phần mềm quản lý spa VTTech miễn phí. Góp phần tăng cao sự chuyên nghiệp trong quá trình tư vấn khách hàng.

Chẩn đoán tình trạng khách hàng, lưu trữ và phân tích các dịch vụ, sản phẩm tiềm năng trong quá trình tư vấn phục vụ cho việc re-sale.

Khảo sát bệnh lý, xét nghiệm đối với các dịch vụ cần thiết.

QUẢN LÝ LIỆU TRÌNH THEO SỐ LẦN ĐIỀU TRỊ

Phần mềm quản lý quá trình điều trị của khách hàng, số lần đã điều trị. dịch vụ, sản phẩm đã mua. Các quy định đổi - huỷ - khóa dịch vụ.

Ngoài ra hệ thống quản lý việc hướng dẫn sau điều trị dịch vụ, quy định giảm giá, voucher tích điểm.

Khách hàng có thể xem thông tin dịch vụ và điều trị của mình thông qua web hoặc email.

TẠO ĐƠN THUỐC BẰNG 1 CLICK CHUỘT

Đối với Spa Clinic, phần mềm cho phép cấu hình trước các mẫu trong hệ thống danh mục giúp việc lên hoặc in đơn thuốc cho khách hàng chỉ bằng 1 thao tác.

Khách hàng có thể xem, tra cứu thông qua ứng dụng trên điện thoại thông minh hoặc email.

QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TỪ VIỆC IN THẺ, QUÉT MÃ ĐẾN QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG

Nâng cao doanh số bằng việc cung cấp cho khách hàng thẻ trả trước với các ưu đãi "tốt". Phần mềm sẽ thống kê và báo cáo thực trạng của nhóm khách hàng sử dụng thẻ trả trước.

Spa, thẩm mỹ có thể tùy chọn nhóm dịch vụ, thời gian sử dụng, số lần và giá trị sử dụng cho từng thẻ trả trước.

Quy định về chuyển thẻ cho khách hàng khác - khóa thẻ - hủy công nợ hoặc top-up giá trị thẻ.

Khách hàng tra cứu thông tin về thẻ thông qua web api. (App mobile hoặc cổng thông tin khách hàng)

QUÁN LÝ TELESALE, MARKETING CŨNG NHƯ TÍCH HỢP CHUYÊN SÂU

Trong phần mềm quản lý spa VTTech, Telesale được cung cấp chức năng riêng biệt, dữ liệu khi được chuyển đổi sẽ được chuyển đến cơ sở.

Tất cả dữ liệu của Tele sẽ được quản lý theo Tag list, dịch vụ quan tâm, nguồn, tình trạng, số ngày liên hệ... giúp việc follow trở nên dễ dàng và chính xác. Nhân viên follow được tổ chức thành từng đội nhóm, cấp bậc. Việc truy cập dữ liệu của nhau được quản lý theo quyền của từng user tương ứng.

Trong quá trình follow của nhân viên, các leader hoặc manager có thể thực hiện luân chuyển dữ liệu theo nhiều điều kiện như số lần tương tác, tình trạng, dịch vụ quan tâm,...

Tương tác dữ liệu thông qua sms brandname, call center, email trực tiếp trên phần mềm. Kịch bản sms, email được xậy dựng trước giúp việc thao tác chỉ bằng 1 click chuột.

Ngoài ra hệ thống còn cung cấp các api tích hợp cho quý vị đặt trên webpage của mình, cũng như tích hợp quản lý fanpage, zalo offical giúp tất cả đầu mối dữ liệu trở nên thống nhất.

TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN, NHIỆM VỤ CỦA CHÚNG TÔI

Giảm tải công việc của đội chăm sóc khách hàng bằng việc phần mềm tự động xắp xếp khách hàng vào từng ngữ cảnh cần chăm sóc.

Tự động tạo lịch chăm sóc sau điều trị. Hỗ trợ chăm sóc tự động bằng email, sms.

Thống kê và báo cáo mọi thao tác chăm sóc của nhân viên từ nhắc lịch hẹn, chăm sóc ngày lễ, sinh nhật, đặt lịch không đến, đến không phát sinh dịch vụ, hay chỉ phát sinh dịch vụ khám.

HÓA ĐƠN , TỪ CÔNG NỢ NHÀ CUNG CẤP ĐẾN CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG.

Phần mềm spa VTTech kiểm kê, phân loại từng danh mục dịch vụ phát sinh số, doanh thu, tiền cọc, tiền thẻ, quá trình giảm giá, nguồn khách hàng sử dụng dịch vụ ... Giúp bộ phận kế toán thống kê dữ liệu một cách chính xác tuyệt đối.

Cung cấp công cụ, thông báo cho bộ phận kế toán kiểm kê và check lịch sử sửa, xoá chính xác.

Báo cáo và quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp cũng như các hóa đơn thu, chi tại chi nhánh.

Quản lý sổ quỹ tiền mặt, chốt sổ tại các cơ sở.

HÌNH ẢNH TRONG QUÁ TRÌNH ĐIỀU TRỊ, TRƯỚC VÀ SAU ĐIỀU TRỊ

Phần mềm cung cấp chức năng và màn hình để bộ phận hình ảnh có thể upload hình ảnh trực tiếp vào hồ sơ của khách hàng.

Tìm kiếm và tải file hình ảnh nhanh chóng.

Lưu trữ không giới hạn hình ảnh, file scan, word, pdf trong quá trình sử dụng dịch vụ của khách hàng.

File hình ảnh được tổ chức theo từng folder riêng biệt.

QUẢN LÝ CHIẾN DỊCH VOUCHER, CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MÃI

Nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng việc phát hành voucher giảm giá. Trên phần mềm spa VTTech đã có sẳn công cụ khởi tạo và thống kê.

Hệ thống tạo Voucher theo từng chiến dịch với mỗi voucher là một mã duy nhất giúp quản lý số lượng phát hành, sử dụng và hiệu quả mang lại.

Mỗi voucher sử dụng cho từng dịch vụ, nhóm dịch vụ, thời gian cụ thể.

CÁCH, CÔNG THỨC TÍNH LÀ DO QUÝ VỊ QUYẾT ĐỊNH

Bộ phận sale, chăm sóc được tính doanh thu theo số lần tương tác, lịch hẹn phát sinh, doanh thu khách hàng ngày đầu tiên, loại phát sinh là dịch vụ hay sản phẩm,...

Bộ phận tham gia điều trị hoặc tư vấn được tính theo số ca tham gia, tỷ lệ hoàn thành dịch vụ, số tiền khách hàng đóng,...

Từng dịch vụ được cấu hình tỷ lệ hoa hồng, công tour riêng biệt, công thức tính linh hoạt, thay đổi với từng cơ sở.

QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU THEO KHO TỔNG, KHO ĐIỀU TRỊ HOẶC KHO BÁN HÀNG

Từng nguyên vật liệu tiêu hao trong điều trị dịch vụ hay sản phẩm bán được phần mềm quản lý chi tiết, tránh trường hợp mất mát không mong muốn.

Nghiệp vụ xuất, nhập và chuyển kho, cũng như các định mức tồn kho tương ứng với từng nguyên vật liệu.

Quản lý form từ yêu cầu mua hàng, ký duyệt của quản lý và nhận hàng vào kho.

Theo dõi tồn kho, kiểm kê và chốt kho theo thời gian thực.

ĐỒ THỊ TRỰC QUAN, DỮ LIỆU CHI TIẾT

Dựa vào các số liệu thống kê chi tiết trong phần mềm quản lý spa VTTech, dễ dàng lập bảng thống kê hoặc so sánh phục vụ mục đích quản trị mục tiêu cho doanh nghiệp.

Phần mềm cung cấp các báo cáo doanh thu doanh số của dịch vụ, nhóm dịch vụ, nguồn, nhóm hoặc người giới thiệu.

Báo cáo hoa hồng bộ phận, tỷ lệ chốt sale, tư vấn, xử lý telesale hoặc chăm sóc cũng như tỷ lệ chuyển dữ liệu thành khách hàng.

Báo cáo chi tiết hoạt động, chi tiết điều trị và thống kê lưu lượng lịch hẹn tại từng chi nhánh.

Báo cáo về nghiệp vụ kho, kế toán.

Tùy chỉnh xem thêm các trường dữ liệu và xuất file excel hỗ trợ vận hành và kiểm tra. Và tất nhiên hệ thống phân quyền khi xuất file.

PHÂN QUYỀN CHỨC NĂNG, QUYỀN TRUY XUẤT TỪNG HỒ SƠ KHÁCH HÀNG CŨNG NHƯ QUẢN LÝ CHUỖI

Dữ liệu là điều quan trọng, thế nên việc bảo mật càng phải được chú trọng.

VTTech cung cấp chi tiết hệ thống phân quyền theo từng chức năng. Mã hóa hoặc ẩn số điện thoại.

Tùy chỉnh quyền truy cập từng hồ sơ khách hàng theo chi nhánh hoặc nhân viên follow.

Phân quyền phạm vi truy cập hệ thống theo IP. Ngoài ra, mọi thao tác người dùng đều được phần mềm ghi lại.

Đối với chuỗi chi nhánh, mỗi dịch vụ sẽ có từng giá tương ứng với từng chi nhánh giúp linh động với thị trường.

--------------

Trên đây là các tính năng chính của phần mềm quản lý spa VTtech Clinic. Ngoài ra, nhà cung cấp còn có những giải pháp ứng dụng khác để hỗ trợ cho việc quản lý spa được trọn vẹn hơn như: Thiết kế App mobile, ứng dụng đánh giá hài lòng...

Xem thêm các tính năng hoặc yêu cầu nhân viên hỗ trợ sử dụng, truy cập tại link: https://vttechsolution.com/phan-mem-spa-tham-my-vien